PROCESO DE PROVISION DE RECURSO HUMANO

PROCESO DE PROVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Los procesos de provisión se hallan relacionados con el suministro de personas a la organización. Estos procesos responden por los insumos humanos e implican todas las actividades relacionadas con planificación e investigación de mercado, reclutamiento y selección de personas, así como su integración a las tareas organizacionales.

Los procesos de aprovisionamiento representan la puerta de entrada de las personas en el sistema organizacional. Se trata de abastecer la organización con los talentos humanos necesarios para su funcionamiento.

El acierto en la provisión de la persona adecuada para un trabajo es función principal para el éxito de cualquier institución. Los errores son costosos, ya sea por baja productividad, por calidad mediocre o por falta de innovación: es decir, una empresa cuyo proceso de provisión  sea mediocre, perderá la capacidad competitiva.

El proceso básico de la provisión de los Recursos humanos se detalla a continuación:

• Planificación de las necesidades de personal. Estimación del tamaño y com­posición del equipo humano futuro.

• Reclutamiento: búsqueda y atracción de candidatos bien calificados para sa­tisfacer los planes de personal.

• Selección: evaluación de los candidatos y elección de los más adecuados para el desempeño previsto.

• Inducción: Introducción de los individuos relacionados en la empresa y en su unidad.

• Entrenamiento y desarrollo: diseño y realización de actividades que preparen a los empleados para el mejor desempeño actual y futuro.

1. PLANIFICACIÓN: sirve para garantizar que en forma constante y adecuada, se cuente con el personal que se necesita. Se lleva a cabo a través del análisis de:

a) Factores internos: Necesidades actuales y esperadas de adquirir gente capaz, de vacantes, y expansiones y reducciones departamentales.

b) Factores del entorno: mercado de trabajo.

Los planes funcionales que elabora el Departamento de personal se incluyen:

Planes de Acción: Elaboración de programas de trabajo para realizar el proceso de provisión de recursos humanos a la empresa.

Planes de desarrollo: Elaboración de programas de trabajo que garanticen que se dispondrá en todo momento de personal que proporcione ventaja competitiva.

En términos de suministro de recursos humanos, existen 2 tipos de mercados diferentes aunque estrechamente entrelazados e interrelacionados: el mercado laboral y el mercado de recursos humanos.

• A. Mercado Laboral:

El mercado laboral o mercado de empleo está conformado por las ofertas de trabajo o de empleo hechas por las organizaciones en determinado lugar y época. El mercado laboral puede segmentarse por sectores de actividades, tamaños  e incluso por regiones. Cada uno de estos segmentos tiene características propias. El mercado laboral se clasifica en términos de oferta y demanda, es decir, disponibilidad de empleos y demanda de empleos.

Comportamiento de las Organizaciones en Función del Mercado Laboral.

Situación de oferta:

• Excesiva cantidad de ofertas de vacantes.
• Competencia entre las empresas para conseguir candidatos.
• Aumento de inversiones en reclutamiento.
• Reducción de exigencias a los candidatos y moderación del proceso.
• Aumento de inversiones en capacitación.
• Énfasis en el reclutamiento interno.
• Desarrollo de políticas de retención del personal.
• Orientación hacia las personas y su bienestar.

Situación de Demanda

• Cantidad insuficiente de ofertas de vacantes.
• Poca competencia entre las empresas.
• Reducción de inversiones en reclutamiento.
• Aumento de experiencias a los candidatos y mayor rigor en el proceso selectivo.
• Reducción de inversiones en capacitación.
• Énfasis en el reclutamiento externo
• Desarrollo de políticas de sustitución de personal (Mejoramiento del capital humano).
• Orientación hacia trabajo y la eficiencia.
• Reducción o congelamiento de las inversiones en beneficios sociales.

• B. Mercado de Recursos Humanos

Está conformado por el conjunto de individuos aptos para el trabajo en determinado lugar y época, es decir el conjunto de personas empleadas (mercado de RH aplicado) o desempleadas (mercado de RH disponible) y aptas para trabajar. Por consiguiente, el mercado de Recursos Humanos está conformado por candidatos reales cuando están buscando alguna oportunidad, estén empleados o no y son candidatos potenciales cuando aunque no estén buscando empleo están en condiciones de desempeñarlo a satisfacción. Por su amplitud y complejidad, el mercado de Recursos Humanos puede segmentarse por grados de especialización o por Regiones.

2. RECLUTAMIENTO: es un proceso técnico que busca nuevo personal para que se incorpore a la organización. Su finalidad es la búsqueda y atracción de candidatos calificados para los puestos que preten­den cubrirse. Hay una gran variedad de métodos en la búsqueda de personal, entre los cuales las instituciones eligen según el tipo de puesto a cubrir, su experiencia y la practica tradicional del sector.

Por supuesto, antes de buscar solici­tantes deben conocerse los trabajos a desempeñar.

Técnicas de reclutamiento.

Existen diversas técnicas de reclutamiento, en términos generales el proceso de reclutamiento se inicia con la comunicación del requerimiento de personal, luego se evalúa el interés por la convocatoria, se requiere una intención formal de incorporación y luego se selecciona a los mejores cuadros o elementos para integrarlos a la institución.

Tipos de Reclutamiento

Existen diversas formas de convocar al personal a fin de que postule a un puesto vacante en la empresa. A continuación mencionamos algunas de la forma más frecuente:

• Reclutamiento Interno
• Reclutamiento Externo

Reclutamiento Interno

Se utiliza como un mecanismo de promoción interna del personal que ya forma parte de la empresa para ascenderlo o promocionarlo a un puesto superior al que ocupa; es utilizado también como un mecanismo de motivación laboral al personal de la empresa. Las Técnicas de reclutamiento interno pueden ser:

• Convocatoria interna por recomendaciones de los jefes.
• Convocatoria interna al personal que labora en la empresa, en paneles o pizarras institucionales.
• Convocatoria a los practicantes de la institución.
• Convocatoria en base a los indicadores de rendimiento del personal.

Factores a tener en cuenta en la convocatoria Interna

• Cada reemplazo genera una cadena de promociones
• La promoción representan un costo menor en reclutar, seleccionar, inducir, entrenar, compensar, y desarrollar al personal.
• No hay sorpresas con la gente conocida, al personal se le conoce de antemano y se puede predecir su comportamiento.
• Tiene efecto motivador sobre toda la organización. Sobre todo cuando se trata de políticas y procedimientos claros de promoción.
• Puede generar frustración al realizarse promociones hechas sobre criterios ambiguos o inadecuados
• Puede generar un clima laboral inadecuado por la envidia ante el ascenso o promoción de personal joven.

 Reclutamiento Externo:

Se utiliza por lo general para convocar a personal especializado y técnico, para fomentar la competitivad y eficiencia en la empresa; también puede corresponder a la política de recursos humanos de la institución. Las Técnicas más frecuentes de reclutamiento o convocatoria son:

• Mediante Consultoras de Recursos Humanos: Empresas especializadas en la selección de personal.
• Publicaciones en medios de comunicación impreso: En diarios y periódicos como: El Comercio, Correo, etc.
• Publicación en portales y web laborales.
• Por referencias o recomendaciones de personal que trabaja en la empresa.
• Por convocatoria en instituciones educativas: Universidades, institutos, centros de adiestramiento y formación laboral, etc.
• Convocatoria en instituciones religiosas, iglesias, etc.

3. SELECCIÓN: Básicamente se define a la selección de personal como el proceso técnico para lograr tener a las personas adecuadas, en los puestos adecuados, en el momento oportuno y a un costo adecuado.

Es el proceso para diagnosticar los puntos fuertes y débiles de cada candi­dato, su competencia, capacidades y li­mitaciones. En general, cuantos más métodos se combinen, más exacta será la predic­ción del éxito o fracaso, por ejemplo va­rios tesis, hoja de datos ponderada y ve­rificada y entrevistas. Cuanto más profundo y sofisticado haya sido el análisis del trabajo, más fá­cil será la especificación de los criterios de selección con los que deberán com­pararse los candidatos. La entrevista está, por si misma, en­tre los medios de predicción menos fia­bles y válidos.

Bases para la selección de personal

Las bases para una adecuada selección de personal son:

• Definición del puesto vacante (requisitos y competencia).
• Formulación de la requisición de personal.
• Convocatoria del personal (reclutamiento)
• Evaluación de la Data Biográfica
• Entrevistas de empleo
• Pruebas de empleo
• Exámenes técnicos
• Verificación de antecedentes
• Verificación domiciliaria
• Entrevistas con el supervisor inmediato
• Examen médico

Es necesario indicar que no todas las empresas siguen el mismo proceso, ni utilizan todos las etapas en la selección de personal.

Técnicas y procedimientos para la selección del personal.

Entrevista de empleo

Es una entrevista breve en la cual se estila identificar si el postulante pueden cumplir con los requisitos mínimos para seguir siendo evaluado, como por ejemplo, disponibilidad horaria, pretensiones económicas, certificaciones y acreditaciones mínimas, etc.

 Pruebas de empleo

Las pruebas de empleo están referidas a demostraciones que el postulante debe realizar en actividades prácticas del trabajo para demostrar el grado de capacidad y eficiencia en el trabajo.

Una vez decidido qué candidato ele­gimos, se debieran validar algunos de los datos básicos antes de comunicar la oferta en firme. La forma corriente de hacerlo son las referencias y el medio más adecuado es la carta de referencias o carta de recomendación que se dirige a las personas indicadas por el solici­tante de empleo como conocedores de su actuación en diversas situaciones.

4. INDUCCION: El nuevo empleado debiera ser intro­ducido, informado y familiarizado con la institución, reglamento de régimen interior y filosofía de la empresa de un modo formal, para evitar no sólo ser presa de los equívo­cos, sino, lo cual es más importante para acelerar la plena incorporación del novato y evitar errores costosos fácil­mente previsibles.

Lo ideal sería que esa orientación se la facilitara su jefe con ayuda de alguno de los nuevos compañeros; el departa­mento de personal puede actuar de faci­litador de medios y coordinación, para lograr una plena integración.

Una buena orientación contribuye muy positivamente a la moral y motivación del nuevo empleado.

5. ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO: Son necesarios para garantizar el desempeño óptimo de los trabajadores, capacitar la transferencia a otros puestos y ampliar la visión profesional para poder adaptarse a las exigencias futuras. Requisitos para la efectividad de la formación son:

• Basarse en necesidades, se deben detectar los problemas y buscar sus causas.

• Validarse por los resultados logrados. La formación es medible por hechos tangibles. no preguntando participantes si les gustó el programa.

• Debe ser apoyado por los ejecutivos y éstos solo lo harán si ven la conexión con el trabajo.

• Deben ser formados aquellos que más lo necesiten; no únicamente los preseleccionados.

El entrenamiento tiene como objetivo la adquisición y perfeccionamiento de los conocimientos y habilidades para mejorar las prestaciones en el trabajo. Las etapas necesarias son: determinación de las necesidades de entrenamiento; fijación de objetivos o resultados deseados, con los indicadores medirlos; selección de métodos instrucción; implementación del programa y evaluación de los logros.